🔒 Werk uitsluitend in de door OMO beheerde Microsoft 365-omgeving. Gebruik tijdens de workshop fictieve, openbare of expliciet toegestane informatie. Controleer altijd zelf voordat je een mail verstuurt of een agent met collega’s deelt.
Route 6 · Copilot in je dagelijkse werk
Werk slimmer met je mail én bouw een eenvoudige agent in Microsoft 365.
Maak eerst een herbruikbare mailworkflow in Outlook. Bouw daarna een kleine agent die collega’s helpt bij één afgebakende, terugkerende vraag.
Start in 60 seconden
Kies één terugkerende mailtaak en één agentdoel.
Een type mail dat je regelmatig ontvangt of schrijft
Een eenvoudige vraag waarmee collega’s vaak bij jou komen
Een veilige oefencasus zonder gevoelige of interne informatie
Vandaag maak ik:
1. een mailworkflow voor ____________________;
2. een Copilot-agent die helpt met ____________________.
1. een mailworkflow voor ____________________;
2. een Copilot-agent die helpt met ____________________.
Twee producten in één route15 min mail · 15 min agent · 5 min test
Product 1Een herbruikbare prompt die een mail samenvat, actiepunten herkent en een gecontroleerd conceptantwoord opstelt.
Product 2Een eenvoudige Copilot-agent met één duidelijk doel, veilige instructies en drie geteste voorbeeldvragen.
Deel 1 · circa 15 minuten
Copilot in Outlook
Gebruik een veilige oefenmail of een niet-gevoelige mail. Laat Copilot de kern, acties en een passend antwoord voorbereiden.
- Open een geschikte mail of maak een fictieve oefenmail.
- Laat Copilot de kern en actiepunten samenvatten.
- Laat een antwoord opstellen in jouw gewenste toon.
- Controleer feiten, namen, toezeggingen, toon en ontvangers.
Analyseer deze e-mail en help mij om zorgvuldig te reageren.
Geef:
1. een samenvatting in maximaal drie bullets;
2. de concrete actiepunten, deadlines en openstaande vragen;
3. een conceptantwoord in een {vriendelijke / zakelijke / korte} toon;
4. een lijstje met punten die ik vóór verzending zelf moet controleren.
Maak geen nieuwe afspraken of toezeggingen die niet in de e-mail staan.
Klaar als: je een gecontroleerd conceptantwoord én een herbruikbare mailprompt hebt.
Deel 2 · circa 15 minuten
Een eenvoudige agent in Microsoft 365
Open de Microsoft 365 online omgeving. Kies links in het Copilot-scherm voor Agents en maak een kleine agent voor één duidelijk doel. Houd hem smal: liever één taak betrouwbaar dan tien taken half.
- Open de Microsoft 365 online omgeving en ga links naar Copilot → Agents.
- Geef de agent een herkenbare naam en beschrijf voor wie hij bedoeld is.
- Schrijf korte instructies: wat doet de agent wel, niet en wanneer verwijst hij door?
- Voeg alleen een veilige, toegestane kennisbron toe of werk zonder kennisbron.
- Test minimaal drie voorbeeldvragen.
Maak een eenvoudige agent voor {doelgroep} die helpt met {afgebakende taak}.
De agent:
- geeft korte, praktische antwoorden;
- gebruikt alleen de beschikbare en toegestane informatie;
- zegt eerlijk wanneer informatie ontbreekt;
- verzint geen regels, afspraken, data of contactpersonen;
- verwijst bij twijfel naar {persoon, team of officiële bron};
- sluit ieder antwoord af met een concrete volgende stap.
Voorbeeldvragen:
1. {veelgestelde vraag};
2. {veelgestelde vraag};
3. {veelgestelde vraag}.
Klaar als: de agent een helder doel, instructies en drie geteste voorbeeldvragen heeft.
Korte agentvoorbeeldenkies één klein en concreet doel
ICT-vraagbaakHelpt bij eenvoudige, terugkerende ICT-vragen.
“Hoe voeg ik een gedeelde mailbox toe?”
“Hoe voeg ik een gedeelde mailbox toe?”
Nieuwe-collega-agentWijst nieuwe collega’s naar praktische informatie.
“Waar vind ik de jaarplanning en wie helpt mij met mijn account?”
“Waar vind ik de jaarplanning en wie helpt mij met mijn account?”
Vergaderafspraken-agentLegt vaste werkwijzen rond overleg uit.
“Waar lever ik een agendapunt aan en wanneer is de deadline?”
“Waar lever ik een agendapunt aan en wanneer is de deadline?”
BeleidswegwijzerHelpt collega’s de juiste procedure of bron te vinden.
“Waar staat de actuele afspraak over het gebruik van AI?”
“Waar staat de actuele afspraak over het gebruik van AI?”
ActiviteitenchecklistMaakt vaste stappen voor een activiteit inzichtelijk.
“Wat moet ik regelen voor een informatieavond?”
“Wat moet ik regelen voor een informatieavond?”
CommunicatiehulpGeeft een passend format voor terugkerende berichten.
“Welke onderdelen horen in een korte weekupdate?”
“Welke onderdelen horen in een korte weekupdate?”
NOS-nieuws voor onderwijsBekijkt, als webtoegang beschikbaar is, het nieuws op nos.nl van de afgelopen 24 uur en geeft per item een korte hook naar jouw onderwijs.
“Vat het NOS-nieuws van de afgelopen 24 uur samen en geef per item een concrete onderwijshaak voor {vak of doelgroep}. Voeg de bronlink toe.”
“Vat het NOS-nieuws van de afgelopen 24 uur samen en geef per item een concrete onderwijshaak voor {vak of doelgroep}. Voeg de bronlink toe.”
Weekstart-agentZet geplande activiteiten en aandachtspunten om in een korte weekstart.
“Maak van deze punten een overzichtelijke weekstart met prioriteiten en acties.”
“Maak van deze punten een overzichtelijke weekstart met prioriteiten en acties.”
MailvoorbereiderMaakt van losse punten een professionele conceptmail.
“Zet deze bullets om in een vriendelijke mail van maximaal 150 woorden.”
“Zet deze bullets om in een vriendelijke mail van maximaal 150 woorden.”
Agenda-assistentZet gespreksonderwerpen om in een agenda met realistische tijden.
“Maak van deze onderwerpen een agenda voor een overleg van 45 minuten.”
“Maak van deze onderwerpen een agenda voor een overleg van 45 minuten.”
Notulen-opvolgerHaalt acties, eigenaren en deadlines uit toegestane notulen.
“Maak een actielijst met taak, eigenaar, deadline en openstaande vraag.”
“Maak een actielijst met taak, eigenaar, deadline en openstaande vraag.”
Document-FAQBeantwoordt praktische vragen op basis van één toegestaan document.
“Beantwoord de vraag alleen met informatie uit dit document en noem waar het antwoord staat.”
“Beantwoord de vraag alleen met informatie uit dit document en noem waar het antwoord staat.”
EvenementenchecklistMaakt een concrete planning voor een ouderavond, excursie of studiedag.
“Maak een checklist voor {activiteit}, verdeeld in vooraf, tijdens en achteraf.”
“Maak een checklist voor {activiteit}, verdeeld in vooraf, tijdens en achteraf.”
Tekstcontrole-agentControleert een bericht op duidelijkheid, toon en ontbrekende informatie.
“Controleer deze tekst en geef alleen de drie belangrijkste verbeteringen.”
“Controleer deze tekst en geef alleen de drie belangrijkste verbeteringen.”
Let op bij de NOS-agent: controleer of de agent webpagina’s mag openen. Laat altijd bronlinks tonen en controleer publicatiedatum, samenvatting en onderwijshaak zelf.
Test vóór je afrondt
- Mail: staan er geen verzonnen toezeggingen, deadlines of feiten in het concept?
- Toon: klinkt het antwoord als jij en past het bij de ontvanger?
- Agent: blijft hij bij zijn afgebakende taak en zegt hij eerlijk wanneer iets onbekend is?
- Veiligheid: bevat de workflow geen gevoelige gegevens of niet-toegestane kennisbronnen?
Verbeter beide één keer: scherp één instructie in je mailprompt aan en verbeter één regel of voorbeeldvraag van je agent.
Collegatest · circa 5 minuten
Laat een collega beide resultaten zonder extra uitleg proberen.
Laat de collega je mailprompt gebruiken en één onverwachte vraag aan de agent stellen. Vraag daarna: “Wat was direct bruikbaar, waar twijfelde je en welke instructie ontbreekt nog?”
Als je eerder klaar bent: maak beide werkwijzen deelbaar
Zorg dat een collega ermee verder kan.
- Geef de mailprompt een duidelijke naam en voeg één voorbeeldsituatie toe.
- Maak voor de agent een korte beschrijving: doel, doelgroep, grenzen en eigenaar.
- Noteer waar de prompt en agent terug te vinden zijn en wie ze actueel houdt.
Maak een korte gebruiksinstructie voor collega’s bij deze workflow.
Beschrijf:
1. waarvoor de mailprompt of agent bedoeld is;
2. wanneer je hem wel en niet gebruikt;
3. welke invoer een collega zelf moet aanpassen;
4. welke controle altijd door een mens gebeurt;
5. waar de actuele versie wordt bewaard.
Reflectie (2 min)
- Welke stap in je mailwerk bespaart hiermee werkelijk tijd?
- Welke terugkerende vraag kan de agent afvangen zonder jouw professionele oordeel over te nemen?
Borg wat werkt
Bewaar de definitieve mailprompt, de agentinstructies, drie testvragen, de collegafeedback en de plek waar collega’s de actuele versies kunnen vinden.
Leg mijn projectborging vast →Route 6 · Mail → agent → test → borgProjectborging